Notice de confidentialité relative à la demande d’assurance

Cette notice explique le traitement des données personnelles lorsqu’une personne demande un devis d’assurance, souscrit une police, paie, reçoit une police, demande une correction, une annulation ou un remboursement, ou contacte la Société à propos d’une transaction d’assurance. Il s’agit d’une information, et non d’une demande de consentement explicite. La lecture de la notice n’est pas enregistrée comme un consentement.

Cette notice est fournie à titre informatif. Elle ne nécessite aucune case de consentement ou d’acceptation contractuelle. La preuve de sa présentation peut être conservée séparément.

1. Rôles du responsable du traitement et de l’assurance

Pour ses activités propres de site web, d’agence d’assurance, de coordination des devis, d’encaissement des primes, de remise des polices, de communication, de sécurité et de conservation des dossiers, le responsable du traitement est Mark Sigorta Aracılık Hizmetleri Anonim Şirketi, inscrite au registre du commerce d’Istanbul sous le nº 348433-5, nº MERSIS 0612151602000001, nº au registre des agences d’assurance T220706-6UJ6, dont l’adresse est Üçevler Mahallesi 955. Sokak No: 1 D: 38, 34513 Esenyurt, Istanbul, Türkiye. KEP : [email protected].

La Société est une agence d’assurance, et non un assureur. L’assureur agréé identifié dans le devis, les informations précontractuelles, le résumé de la transaction et la police fournit la couverture. Il peut agir comme responsable de traitement distinct pour la souscription, la gestion de la police, l’assistance et les sinistres. Les établissements de paiement, sociétés d’assistance et autres destinataires réglementés peuvent également agir sous leur propre responsabilité juridique.

2. Personnes dont les données peuvent être traitées

Selon la transaction, les données peuvent concerner le demandeur, le souscripteur, l’assuré, le bénéficiaire, le payeur, un parent, un tuteur, un représentant, un contact d’urgence ou toute autre personne dont les informations sont légalement requises pour le produit choisi. La personne qui fournit les données d’un tiers doit être légalement habilitée et lui remettre les notices pertinentes lorsque cela est requis.

3. Catégories de données personnelles

La Société peut traiter, dans la mesure requise pour le produit et l’étape sélectionnés:

• les données d’identité, notamment le prénom, les autres prénoms, le nom de famille, la date et le lieu de naissance, la nationalité, le sexe et les informations d’identification ;
• les données relatives au passeport ou au document de voyage, y compris le type de document, le numéro, le pays d'émission, la date de délivrance et la date d'expiration;
• vos coordonnées, y compris votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre adresse postale et vos préférences en matière de notification;
• les données de voyage et de police, y compris la destination, les dates d’arrivée et de départ, la période de police, le produit sélectionné, l’option de couverture et les personnes assurées;
• les données du devis et de la demande, notamment les déclarations, réponses, conditions d’accès au produit, calcul de la prime, validité du devis et historique des transactions ;
• les données de la police : assureur, numéro de police, dates de prise d’effet et d’expiration, prime, plafonds de garantie, avenants et enregistrements d’annulation et de remise ;
• les données de paiement et de comptabilité : montant, devise, état et référence du paiement, lien avec le payeur, données de facturation, remboursements et rétrofacturations ; le numéro complet de la carte et son code de sécurité ne sont pas conservés dans la base de données des demandes de la Société ;
• les données de communication et d’assistance, y compris les courriels, SMS, demandes, plaintes, corrections, annulations et dossiers de litiges;
• les données techniques et de sécurité, y compris l’adresse IP, la date et l’heure, les caractéristiques de l’appareil et du navigateur, les journaux du serveur, les événements de vérification et les indicateurs de prévention de la fraude;
• les documents fournis volontairement ou légalement pour la demande, la police, une correction, une annulation, une assistance ou des conseils liés à un sinistre.

Le formulaire habituel d’assurance voyage en ligne ne nécessite pas de données de santé pour être commencé. Les données de santé ou autres données sensibles ne doivent pas être demandées systématiquement, sauf si le produit choisi, la souscription, l’assistance ou le traitement d’un sinistre les exige effectivement et si le fondement juridique applicable a été déterminé.

4. Finalités du traitement

Les données personnelles peuvent être traitées pour:

• créer et sécuriser un brouillon d’assurance et conserver la progression ;
• identifier le produit d’assurance demandé et obtenir ou calculer un devis;
• vérifier l'exhaustivité, le format et la cohérence apparente des renseignements de la demande;
• transmettre les données de demande nécessaires à l’assureur identifié pour la transaction ;
• appuyer les opérations de souscription et d'émission de polices dans le cadre du pouvoir d'agence de la Société;
• afficher le produit, l'assureur, la période de police, le sommaire de couverture, la prime et d'autres éléments de prix;
• encaisser et rapprocher la prime ou tout autre montant annoncé ;
• émettre, récupérer et livrer la police par l'intermédiaire du système de l'assureur ou de l'infrastructure de l'agence autorisée;
• informer sur le suivi de la demande et de la police ;
• traiter les demandes de correction, d’avenant, d’annulation, de rétractation et de remboursement ;
• diriger l'assuré vers l'assureur ou le canal d'assistance et fournir des conseils administratifs;
• gérer les dossiers comptables, fiscaux, de facturation, d’audit et réglementaires;
• prévenir les demandes non autorisées, la fraude de paiement, les transactions en double et les abus techniques;
• établir, exercer ou protéger des droits et résoudre les réclamations, différends de paiement ou litiges ;
• Se conformer aux demandes légales et aux obligations en matière d’assurance, de consommation, fiscale, commerciale et de protection des données.

5. Motifs juridiques

Les données courantes d’identité, de contact, de voyage, de demande, de police et de paiement peuvent être traitées lorsque cela est nécessaire pour prendre des mesures précontractuelles à la demande de la personne, conclure ou exécuter la transaction d’assurance et d’agence, respecter des obligations légales, établir ou protéger des droits, ou poursuivre les intérêts légitimes de la Société en matière de sécurité, d’auditabilité et d’intégrité des transactions après mise en balance des intérêts.

Les données sensibles ne sont traitées que si une condition prévue par le droit applicable est remplie. Si une opération particulière sur des données de santé exige légalement un consentement explicite, celui-ci est demandé séparément après une information spécifique. Le consentement ne remplace pas globalement un autre fondement juridique applicable.

6. Méthodes de collecte

Les données peuvent être recueillies directement auprès de la personne par les formulaires, téléversements de documents, écrans de paiement et de suivi, courriel, téléphone ou canaux d’assistance ; auprès d’un représentant légal ; ou auprès de l’assureur choisi, du prestataire de paiement, du prestataire d’assistance ou d’un autre prestataire habilité participant à la transaction. Les données techniques sont générées automatiquement lors de l’utilisation du site ou des liens de transaction sécurisés.

7. Destinataires

Dans la mesure nécessaire et légale, les données peuvent être communiquées à:

• l'assureur autorisé identifié dans le devis, le sommaire de transaction ou la police;
• les prestataires habilités par l’assureur pour les polices, la souscription, l’assistance, les sinistres ou les services techniques ;
• les banques, les établissements de paiement, les réseaux de cartes et les fournisseurs de services de prévention de la fraude;
• fournisseurs d’hébergement, de cybersécurité, de courrier électronique, de SMS, de livraison de documents et de support client;
• des conseillers en comptabilité, en audit et en droit;
• le Centre d’information et de surveillance des assurances et d’autres systèmes du secteur des assurances lorsque la transaction ou la loi l’exige;
• l'Agence de réglementation et de surveillance des assurances et des pensions privées, le Conseil d'enquête sur les crimes financiers, les autorités fiscales, les tribunaux, les organismes d'application de la loi et autres institutions autorisées lorsque la loi l'exige ou le permet.

La notice de confidentialité de l’assureur choisi s’applique aux traitements placés sous sa responsabilité. La Société ne vend pas les données personnelles à des tiers.

8. Transferts internationaux

Un transfert international n’est effectué que lorsqu’un mécanisme de transfert légal est disponible et que le transfert est nécessaire à une fin déterminée.Une case à cocher générale dans un contrat d’assurance n’est pas considérée comme un consentement au transfert international.

Lorsqu’un transfert particulier doit reposer sur un consentement explicite, une notice propre à la transaction présente le destinataire, le pays de destination, les catégories de données, la finalité, la nécessité, les garanties, les risques importants et les conséquences d’un refus. Le consentement conditionnel distinct au transfert n’est activé que pour ce transfert.

9. Conservation

L’accès à un brouillon chiffré incomplet expire sept jours après sa dernière sauvegarde. Les enregistrements signés de transfert et d’intention de paiement de courte durée expirent selon leurs délais techniques. Les dossiers finalisés de devis, demande, police, paiement, acceptation, remise, annulation, réclamation et sécurité ne sont conservés que pendant les durées nécessaires au service, à la relation d’assurance, aux obligations comptables et réglementaires, aux délais de prescription et à l’établissement ou à la défense des droits.

Lorsque la Société n’est pas légalement autorisée ou opérationnellement tenue de conserver un document, celui-ci est supprimé, détruit ou rendu anonyme après l’expiration de la finalité pertinente et de la période de conservation.Un assureur peut avoir des obligations légales distinctes de conservation pour ses propres dossiers.

10. Vérifications automatisées

Des outils automatisés peuvent vérifier les formats, déterminer l’accès au produit ou calculer la prime selon les règles configurées de l’assureur, détecter les doublons ou activités suspectes et orienter la transaction. Ces contrôles ne constituent pas une décision de la Société sur un sinistre ou une indemnisation. Un résultat important produit par la Société peut faire l’objet d’un examen humain après vérification de l’identité et de la transaction.

11. Enfants et représentants

Lorsqu’une assurance est demandée pour un enfant ou une personne ne pouvant agir seule, l’auteur de la demande confirme être son parent, tuteur ou autre représentant habilité. Une preuve peut être demandée. Le souscripteur ou le payeur qui fournit les données d’un tiers doit agir légalement et transmettre des informations exactes.

12. Droits et contact

Sous réserve de l’article 11 de la loi nº 6698 et de ses conditions, la personne concernée peut demander des informations, la rectification, l’effacement ou la destruction des données, des informations sur les destinataires, s’opposer à certains résultats exclusivement automatisés et demander réparation d’un traitement illicite.

Les demandes concernant le traitement effectué par la Société peuvent être adressées via le canal de visas.org.tr destiné aux personnes concernées, par lettre signée au siège ou depuis un compte de courrier électronique enregistré à [email protected]. Une vérification proportionnée de l’identité et de l’habilitation peut être requise. Les demandes concernant le traitement propre à l’assureur peuvent aussi devoir être adressées à celui identifié dans les documents de la transaction.

Cette notice doit être lue avec la Politique générale de confidentialité, le Supplément de confidentialité relatif au visa pour la Turquie lorsque le parcours d’assurance fait suite à une demande de visa pour la Turquie, et la notice de confidentialité de l’assureur choisi.